Sinds 27 september 2020 is het, voor de meeste ondernemers, verplicht om in te schrijven in het UBO-register. Het zal gaan om ongeveer 1,5 miljoen organisaties in Nederland. Maar wat is het UBO-register eigenlijk, en waarom moet je je inschrijven? Tot wanneer heb je de tijd? En wie kan die gegevens inzien? In dit blog geven we je de antwoord op deze vragen. Zo ben je goed voorbereid op deze nieuwe verplichting voor ondernemend Nederland.

Wat is het UBO-register?

In het Ultimate Beneficial Owner (UBO)-register worden belanghebbenden van een organisatie bijgehouden. Dit zijn de mensen die zeggenschap hebben over of eigenaar zijn van de organisatie. Je valt bijvoorbeeld onder deze noemers als je meer dan 25% aandelen van een bv bezit. Of als je meer dan 25% direct/indirect eigendomsbelang hebt in een vof of maatschap.

Waarom moet ik me inschrijven?

Elk land dat aangesloten is bij de EU moet het UBO-register bijhouden. Dit is bepaald in de Europese regelgeving. Het doel is om te voorkomen dat ons stelsel voor witwassen en terrorisme wordt gebruikt. Door dit register wordt het inzichtelijker wie er aan het roer staan bij Nederlandse organisaties. En wordt het moeilijker om dit te verhullen door juridische entiteiten. Het voordeel is dat je zo beter weet met wie je zaken doet. Daar heeft iedere organisatie uiteindelijk baat bij.

Is de inschrijving verplicht?

Voor onderstaande rechtsvormen is het verplicht om de UBO’s in te schrijven. Dit doe je bij de Kamer van Koophandel:

• niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen;
• stichtingen;
• verenigingen;
  • met volledige rechtsbevoegdheid
  • met beperkte rechtsbevoegdheid maar mét onderneming
• onderlinge waarborgmaatschappijen;
• coöperaties;
• personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen;
• rederijen;
• SE – Europese naamloze vennootschappen;
• SCE – Europese coöperatieve vennootschappen;
• EESV – Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben;
• kerkgenootschappen (meer details worden later bekend gemaakt).

Voor wie is de inschrijving niet verplicht?

Voor onderstaande rechtsvormen is het niet verplicht om de UBO’s op te geven bij de Kamer van Koophandel:

• eenmanszaken;
• beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen;
• 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen;
• verenigingen van eigenaars;
• rechtspersonen in oprichting;
• verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven;
• publiekrechtelijke rechtspersonen;
• overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes);
• buitenlandse rechtspersonen (zoals een Ltd of GmbH);
• buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen in Nederland hebben (branch offices).

Tot wanneer heb ik de tijd om me in te schrijven?

Je hebt tot 27 maart 2022 om de opgave te doen, waar overigens geen kosten aan verbonden zijn. Opgaveplichtige organisaties ontvangen automatisch een brief van de Kamer van Koophandel. Hierin wordt uitgelegd hoe je de UBO’s in kunt schrijven. Je hoeft niet te wachten op de uitnodiging en kunt dit nu al doen op www.kvk.nl/ubo. Heb je meerdere organisaties? Dan moet je per organisatie een UBO-opgave doen. Dit kan ook via de post of de notaris als dat beter bij jouw situatie past.

Wie kan mijn gegevens inzien?

De registratie wordt volledig conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) uitgevoerd en beheerd. Het is wel bepaald dat een gedeelte van de UBO-gegevens openbaar gesteld zal worden. Iedereen kan deze informatie dan inzien. Het gaat om:

• voor- en achternaam;
• geboortemaand en jaar;
• nationaliteit;
• land waarin men woont;
• de aard en omvang van het belang.

Dit kan vanaf 27 september 2020 worden ingezien via een uittreksel bij de KvK voor een bedrag van €2,50. De rest van de informatie blijft geclassificeerd. Dit kan uitsluitend worden ingezien door bijvoorbeeld het Openbaar Ministerie.