e-facturatie

De 8 voordelen van e-facturatie voor ondernemers

Wist je dat het verwerken van een papieren factuur gemiddeld maar liefst 18 minuten van je kostbare tijd in beslag neemt? Het verwerken van een e-factuur kost daarentegen gemiddeld slechts 5 minuten. Dan lijkt de keuze voor e-facturatie snel gemaakt, nietwaar? Tóch werken veel ondernemers nog met traditionele facturen en/of een minder efficiënte vorm van digitale facturatie. In dit blog leggen we je uit wat het verschil is tussen digitaal factureren en e-facturatie, hoe het werkt, hoe je ermee begint en wat de 8 voordelen zijn. 

Het verschil tussen digitaal factureren en e-facturatie

Digitaal factureren is de verzamelnaam voor het ontvangen, verwerken en versturen van facturen in een digitale vorm (zoals in PDF- of Word-formaat). Echter ben je aan het verwerken van dergelijke bestanden nog steeds een minuut of 101 kwijt. Ook kunnen deze bestanden niet worden ingelezen door boekhoudsystemen. De meest efficiënte vorm van digitaal factureren heet e-facturatie. Dat zijn gestructureerde digitale bestanden die automatisch kunnen worden verwerkt in een boekhoudssyteem. Daardoor is handmatige administratie niet meer nodig.1 Onderzoek BCT Software

Hoe werkt e-facturatie?

E-facturen hebben een standaard verwerkingsformaat (meestal de zgn. Universal Business Language-variant) en zijn speciaal voor boekhoudsystemen gemaakt. In veel Europese landen is UBL al de digitale standaardtaal. Doordat de gegevens gestructureerd zijn is een e-factuur vanuit het ene boekhoudsysteem elektronisch te verwerken in het andere boekhoudsysteem. Het bevat codes waardoor het voor de software precies duidelijk is wat de betekenis is van elk specifiek woord en bedrag. Je kunt deze facturen dus niet gemakkelijk zelf lezen. Daarom wordt de e-factuur vaak samen met een kopie in PDF-formaat verstuurd.

Hoe begin je met e-facturatie?

Om te beginnen met e-facturatie heb je allereerst een boekhoudpakket nodig waarmee je UBL-facturen zowel kunt ontvangen als versturen. Op de website van UBL Ready kun je een lijst met geschikte boekhoudsoftware vinden. 

We raden je aan om boekhoudsoftware uit te kiezen die aangesloten is bij Simplerinvoicing, omdat de procedure dan volledig wordt geïntegreerd. De meeste grote leveranciers zijn al aangesloten bij deze stichting. 

Daarnaast dien je rekening te houden met de volgende aspecten:

  • Sinds 2009 staat een e-factuur juridisch gelijk aan een papieren factuur, zolang deze maar aan dezelfde eisen voldoet. 
  • Je dient vooraf toestemming aan je klanten te vragen dat zij vanaf nu een digitale factuur van jou zullen ontvangen.
  • Stuur naast een UBL-bestand ook een PDF-bestand naar je klanten. De UBL wordt gebruikt om de administratie bij te werken, de pdf is dan voor het archief. Dat is vooral handig bij verzamelfacturen.

De 8 voordelen van e-facturatie

Naast het besparen van tijd zijn er meer redenen om over te stappen op e-facturatie. We zetten de 8 belangrijkste voor je op een rij:

  1. Veiligheid van financiële documenten. E-mail is nu het meest gebruikte kanaal om e-facturen tussen bedrijven uit te wisselen. Grote ondernemingen stellen vaak eisen aan veiligheid en betrouwbaarheid van het afleverkanaal, wat hoger ligt bij e-facturatie.
  2. Doordat de facturen automatisch worden verwerkt worden er minder fouten gemaakt.
  3. Je bent minder kosten kwijt aan een boekhouder.
  4. Digitale facturen worden sneller ontvangen door de juiste persoon en daardoor vaak sneller betaald.
  5. Door het automatisch versturen van de facturen ben je altijd op tijd en kun je het niet vergeten.
  6. Besparen op fysieke ruimte doordat je geen mappen meer hoeft aan te leggen op kantoor.
  7. Hogere klanttevredenheid door het bieden van administratief gemak.
  8. Goed voor het milieu omdat er geen gebruik meer wordt gemaakt van papier.

Het is net zoals met alle andere vormen van digitalisering: e-facturatie is de toekomst van boekhouden. Overstappen is onvermijdelijk, en waarom zou je dat met alle voordelen niet nu al doen? Je werkt efficiënter, bespaart tijd en geld en draagt ook nog een (klein) steentje bij aan het milieu. Ook krijg je je facturen sneller en gemakkelijker betaald. En als dat niet gebeurd, kun je bij Swishfund terecht. Neem contact op met onze specialisten voor meer informatie op 085 064 4144 of info@swishfund.nl.

 



Snel en gemakkelijk je krediet

In 10 minuten aangevraagd

In 10 minuten aangevraagd